Veilig cosmetica importeren naar Europa

Jouw eigen cosmetica merk starten

Een eigen cosmetica merk starten, dat is jouw droom. En je hebt ook al een fabriek gevonden die prachtige producten kan maken. Maar kan je dan zo maar cosmetica importeren en starten met de verkoop?

Net zoals dat jij pas auto mag rijden met een rijbewijs, zo mag cosmetica alleen verkocht worden wanneer het een cosmetica dossier heeft. In dit cosmetica dossier kan je laten zien dat jouw producten aan de wet voldoen. Maar wat is die cosmetica wet nou eigenlijk en hoe voldoe je hier aan?

Zo werkt de cosmetica wet

Cosmetica valt onder een Europese wetgeving (EC 1223/2009). Dit betekent dat wanneer een product goedgekeurd is in Nederland, dat het ook verkocht mag worden in andere Europese landen zoals België, Duitsland en Zweden.

Het belangrijkste punt van de cosmetica wet is dat je kan bewijzen dat jouw producten veilig zijn. Om dit te doen, bestaat een cosmetica dossier uit een aantal verplichte onderdelen:

1. Product Information File, waarin staat wat het product is, wie het heeft gemaakt en andere informatie
2. Cosmetic Product Safety Report, waarin de veiligheid van het product wordt aangetoond
3. Cosmetic Product Notification, een aanmelding van het product in het EU webportaal (CPNP)

Wanneer alle onderdelen compleet zijn, dan mag je het product gaan verkopen.

Dit is er nodig om jouw cosmetica goed te keuren

Klinkt goed, maar hoe fix je deze onderdelen dan? Je kan je voorstellen dat hier veel informatie voor nodig is over het product. Zoals de product formule, waarin staat welke ingrediënten in het product gebruikt worden en in welke concentraties.

Maar ook superveel details over de individuele ingrediënten zelf: waar komen ze vandaan, hoe zuiver zijn ze, en mogen ze wel in cosmetica gebruikt worden? Want het laatste dat je wilt is dat er in jouw gezichtscrême motorolie wordt gestopt (dit hebben we echt een keer gezien, gedver!)

Veel van deze informatie komt van jouw fabrikant. Zij weten immers welke ingrediënten zij in jouw producten stoppen. Toch zien we dat niet alle fabrieken even goed op de hoogte zijn wat betreft de EU cosmetica wet. Dat is op zich logisch als de fabriek buiten de EU staat. Maar jouw producten moeten wel aan de EU wet voldoen.

Documentatie is vaak een probleem

Wanneer fabrikanten buiten de EU cosmetica verkopen, dan krijg je al snel een setje documenten. De fabriek geeft aan dat dit ‘alles is wat je nodig hebt aan informatie’. Vaak wel voor het land waarin de fabriek staat, alleen voor Europa is dit niet genoeg.

Wat zien wij vaak?

• Een MSDS (safety data sheet) van het eindproduct
• Een GMP certificaat van de fabrikant
• Een analyse certificaat van het eindproduct

En het klopt dat dit hele bruikbare documenten zijn. Maar zoals je hierboven al las, is er nog veel meer informatie nodig, zoals informatie over de grondstoffen en het verpakkingsmateriaal.

Jammer genoeg is niet elke fabriek in staat om deze informatie te leveren. Dit kan door een heel aantal redenen komen, de meest voorkomende redenen die wij horen zijn:

• Het geheim willen houden van hun leveranciers of recept
• Het niet goed op orde hebben van hun administratie, waardoor ze de informatie niet hebben en er niet aan kunnen komen
• Het niet gewend zijn dat deze informatie gevraagd wordt, zelfs als ze al eerdere klanten in de EU hebben

Informatie geheim willen houden

Het geheim willen houden klinkt heel logisch, want het laatste wat een fabrikant wilt is dat een klant met hun recept naar een andere fabriek loopt. Daarom is het logisch dat ze voorzichtig om willen gaan met hun recepturen. In plaats van dan maar gewoon geen informatie te delen, is het makkelijker als je een geheimhoudingsverklaring (EN: non-disclosure agreement) sluit met een fabriek. Veel fabrieken hebben dit standaard in hun contract staan.

De administratie niet goed op orde hebben

Tsja, hiervan moet je je afvragen of je wel met zo’n fabriek wilt samenwerken. Immers vertrouw jij er op dat jouw fabrikant veilige producten maakt. Maar wanneer hun administratie een zooitje is, hoe zeker kan jij dan zijn van de veiligheid van jouw producten? Want uiteindelijk ben jij volgens de EU wet juridisch verantwoordelijk voor jouw cosmetica.

Het niet gewend zijn om deze informatie te geven

Dit kan gebeuren, zeker als het land waarin de fabriek staat andere regels heeft. Vaak hebben ze dan geen expert in huis op het gebied van EU wetgeving. Wat wij wel opmerkelijk vinden, is dat sommige van deze fabrieken zeggen dat ze al jaren aan klanten in de EU leveren en nog nooit eerder deze informatie hebben moeten aanleveren.

Dat ligt vaak niet aan de fabriek, maar aan hun eerdere klanten die niet weten dat er in de EU een cosmetica wet bestaat (en dus niet om documentatie vragen). Dikke kans dat jij ook pas sinds het begin van deze blog weet dat jouw cosmetica aan de wet moeten voldoen 😉

Stuk voor stuk best wel lastige redenen, omdat je de fabriek dan eigenlijk (opnieuw) moet leren hoe het wel hoort om de juiste informatie te sturen. En dat kan best jammer zijn, zeker als je al een lanceringsdatum van jouw cosmetica merk hebt die snel dichterbij komt.

Het snelste plan naar veilige cosmetica importeren

Okee, maar waar moet ik dan beginnen, en is mijn fabriek dan wel OK? Dat zijn hele terechte vragen. Daarom hebben wij een stappenplan gemaakt waarmee je supersnel kan checken of jouw fabriek goed genoeg is.

Top secret disclaimer: dit stappenplan kan ervoor zorgen dat je erachter komt dat je met een verkeerde fabriek samenwerkt. Niet fijn natuurlijk, maar beter om hier achter te komen voordat je jouw producten lanceert op de EU markt – met alle gevolgen van dien op jouw merk en de veiligheid van jouw klanten.

Mocht dit gebeuren en je hebt echt een lanceringsdatum om te halen, check dan onze partner fabrieken waarmee we al jaren vol vertrouwen mee samenwerken. We krijgen geen referral fee hiervoor, dus we weten zeker dat deze fabrieken veiligheid voorop zetten.

Stap 1: de checklist

Allereerst is het goed om te weten dat je sommige documentatie zelf kan maken.

Dit kan je zelf:

• Etiket (+evt andere marketing zoals een website). Wij helpen je hiermee
• Klachten protocol (gebruik ons template)
• CPNP notificatie (doe het zelf, of wij doen dit voor jou)

De rest van de informatie moet dus van de fabrikant komen. Het gaat om de volgende informatie:

1. GMP certificaat en andere fabrieksinformatie
2. Product formules
3. Grondstof informatie
4. Verpakkingsmaterialen
5. Product testen zoals houdbaarheidstesten

Deze checklist kan je hier downloaden.

Stap 2: deel de checklist met jouw fabriek

Dear Sir/Madam,

As discussed before, I would like to sell my cosmetic products on the European market.

To comply with EU law, I need documentation regarding the product and the used raw materials. A list of required files can be attached to this email.

I need a lot of documents to comply with the EU Regulation. Just a GMP certificate and product MSDS are not enough to sell my products.

It would be great if you could deliver me these documents. This way I can safely sell my products in Europe!

Stap 3: check de gedeelde documenten

Als jouw fabriek de zaken goed op orde heeft en makkelijk informatie wilt delen, dan heb je binnen de kortste keren al een email of WeTransfer met een aantal documenten (en vaak de boodschap “Dit is alles wat je nodig hebt!”).

Maar laat je niet met een kluitje het riet in sturen, lees hieronder hoe je kan checken of je voldoende informatie hebt.

Fabriek
– Heeft de fabriek een GMP (Good Manufacturing Practices) certificaat gestuurd, en is dit certificaat nog geldig?

Product formules
– Heeft de fabrikant per product een duidelijke lijst van grondstoffen gedeeld met percentages?
– Zijn de ingrediënten benoemd met hun grondstof naam en leverancier? Dus bijvoorbeeld ‘Water, Vitens, 70%’, ‘Ethanol, BASF, 20%’

Grondstoffen
– Heeft de fabriek voor elke grondstof documentatie gedeeld?
– Heeft elke grondstof meer dan 2 documenten?
– Als er een parfum in het product zit, zit er dan een ‘IFRA conformity certificate’ bij deze grondstof?

Verpakkingsmaterialen
– Is duidelijk wie de verpakkingsleverancier is? Dit kan de fabrikant niet zelf zijn
– Is duidelijk uit welke materialen jouw verpakking bestaat? Zoals glas, of PET?
– Heeft de verpakkingsleverancier een verklaring opgesteld waarin duidelijk blijkt dat deze verpakking geschikt is voor cosmetica, voedsel of pharmaceuticals?

Houdbaarheidstesten
– Zijn er stabiliteitstesten uitgevoerd die tenminste 3 maanden hebben geduurd?
– Staat in de stabiliteitstesten iets beschreven over de verpakking, en of deze stabiel blijft? Of heeft de fabrikant een aparte ‘compatibility’ test gedaan?

Wanneer je alle vragen met ‘ja’ kan beantwoorden, dan heb je waarschijnlijk met een goede fabriek te maken. Heb je een of meerdere keren ‘nee’ geantwoord, vraag dan op die items meer informatie op van de fabriek.

Lukt het dan nog steeds niet om de juiste informatie op te vragen, dan geeft dat vaak al aan dat de fabriek niet in staat is om de juiste informatie te leveren om jouw producten veilig op de EU markt te brengen. Op zo’n moment is het verstandig om snel op zoek te gaan naar een fabriek die wél snapt wat ze moeten aanleveren.