Cosmetica & de EU: wat is de CPNP notificatie?

Cosmetica regelgeving in de EU

Sinds mensenheugenis proberen mensen hun uiterlijk te verbeteren met behulp van cosmetica. In de oudheid waren de Egyptenaren al bijzonder bedreven in de kunst van het opmaken en parfumeren van hun lichamen.

Zij gebruikten daarvoor een breed scala aan materialen, zoals bijenwas, struisvogeleieren, krokodillenmest en zelfs antimoon. Niet bepaald hygiënisch, laat staan veilig.

Ook nu nog gebruiken wij cosmetica om ons uiterlijk te verbeteren. Gelukkig wordt cosmeticaproductie vandaag de dag wel wat beter gereguleerd.

Cosmetica is namelijk op veel plekken onderworpen aan strenge regelgeving, zo ook in de EU. Daarvoor is bijvoorbeeld de Cosmetic Product Notification Portal (CPNP) in het leven geroepen. Hieronder nemen wij jou mee in wat de CPNP precies is, en hoe het in zijn werking gaat.

Wat is de Cosmetic Product Notification Portal (CPNP)?

Voordat een cosmetisch product naar de markt gebracht wordt, moet het product aangemeld worden bij de Europese Commissie. Deze aanmelding gebeurt via een online EU portaal.

Voor cosmetica is dit het Cosmetic Product Notificatie Portaal, ook wel CPNP genoemd. Een aanmelding van een cosmetisch product in het portaal noem je een CPNP notificatie.

CPNP notificaties zijn belangrijk voor de veiligheid van cosmetische producten omdat ze helpen om te voorkomen dat schadelijke of onveilige producten op de markt komen.

Waarom is het verplicht cosmetica te notificeren via het CPNP?

Het CPNP is niet openbaar toegankelijk; behalve jijzelf kunnen maar twee partijen hierbij. De eerste partij zijn de competente autoriteiten zoals de NVWA; zij checken de CPNP notificaties om:

• Toezicht te kunnen houden op de markt
• Marktanalyse en evaluatie uit te kunnen voeren
• Consumenteninformatie te kunnen verzamelen

De tweede partij die toegang heeft tot de CPNP zijn de gifcentra; in geval van problemen kunnen zij de CPNP notificatie en dan met name de productformule inzien om zo een snelle en goede medische behandeling te kunnen voorschrijven.

Extreem fijn dat deze medische behandelingen afgestemd zijn voor wanneer bijvoorbeeld een kindje uit een shampoo fles heeft gedronken. Zo draagt de CPNP bij aan cosmeticaveiligheid.

Hoe werkt het portaal en de CPNP notificatie?

Om een cosmetisch product aan te melden in het CPNP moet je een aantal relatief simpele stappen volgen. Hierbij is het echter wel van belang dat je over de juiste informatie beschikt. De stappen voor het aanmelden van een product in het CPNP zijn de volgende:

1. Zorg ervoor dat je een EU Login account hebt aangemaakt
2. Maak met jouw EU Login account een bedrijf aan in EU SAAS
3. Notificeer jouw producten in het CPNP

Stap 1: het aanmaken van een EU Login account

Het aanmaken van een EU Login account is eenvoudig, omdat het portaal een goede tutorial bevat. Deze tutorial leert ons bijvoorbeeld dat het onverstandig is om een functioneel of generiek emailadres te gebruiken. Denk daarbij aan iets als info@jouwbedrijf.nl.

De reden hiervoor is dat je best wat (gevoelige) informatie over jouw producten in het CPNP moet zetten, dus het is beter als niet iedereen hier zomaar bij kan. Daarnaast wordt aanbevolen om een sterk wachtwoord in te stellen.

Zorg er voor dat het een uniek wachtwoord is, hoe langer hoe beter. Als het wachtwoord te lang om te onthouden is, dan kan een digitale wachtwoorden kluis als 1Password wellicht een oplossing zijn.

Stap 2: een bedrijf aanmaken in EU SAAS

Deze stap is redelijk vanzelfsprekend. Je dient een organisatie aan te maken, aan te geven of dit een suborganisatie is, en aan te geven of je distributeur, afgevaardigde, of Verantwoordelijk Persoon bent.

Ook hiervoor is weer een handige tutorial te vinden in het platform zelf, waarin alles stap-voor-stap wordt uitgelegd.

Stap 3: het notificeren van producten in het CPNP

Je kunt kiezen om de notificatie zelf te doen, of daar hulp bij te vragen. Indien je hulp inschakelt van een externe partij voor CPNP notificatie, dan zal dit bedrijf toegang aanvragen tot jouw bedrijf.

Deze toegang kun je via het CPNP verlenen. De externe partij kan alleen product notificaties zien die zij zelf voor jou hebben gedaan – ze kunnen dus geen andere producten van jou zien. Geef dus nooit jouw eigen inloggegevens weg.

Wanneer je de notificatie start, dan moet je direct kiezen wat voor notificatie het is. Is het product een enkelvoudig product, of is het een multi-componenten product, bestaande uit meerdere producten bij elkaar?

Denk aan een giftset met douchegel & shampoo, of aan een 12 kleuren oogschaduw palette.

Welke kosten komen kijken bij een CPNP notificatie?

Omdat het vanuit de cosmetica verordening verplicht is om producten te notificeren in het CPNP, is het notificeren van producten gratis. De kosten gaan dus puur zitten in de tijd die het jou (of een helpende partij) kost om alle informatie zorgvuldig en goed in te vullen.

Dit is nogal een lijst – die we hieronder zullen behandelen – waarbij ook enkele technische vragen moeten worden beantwoord. Kijk dus vooral of je deze tijd beter kan invullen door bijvoorbeeld jouw tijd te steken in marketing en sales om zo je merk verder te laten groeien.

Hulp bij CPNP notificatie – wat heb je nodig?

De investering in het notificeren van producten bestaat grotendeels uit de tijdsinvestering die je moet maken om de juiste cosmetische productinformatie te verzamelen.

Wij willen je natuurlijk graag op weg helpen en dit je zo makkelijk mogelijk maken. Daarom hebben we hieronder een handige checklist opgesteld, zodat je meteen aan de slag kunt met het verzamelen van de juiste productinfo.

Checklist cosmetische productinformatie nodig voor CPNP notificatie

Voor het notificeren van jouw cosmetische producten heb je de volgende dingen nodig:

1. De productnaam zoals deze ook in de winkel is. Optioneel kan je hier ook interne codes aan koppelen om producten makkelijker terug te vinden
2. Het product type. Denk hier bijvoorbeeld aan mondverzorging, tandpasta of huidverzorging, gezichtscrême
3. Naam en adres van de Verantwoordelijke Persoon (EN: Responsible Person) die ook op het etiket moet staan
4. De contactgegevens van een natuurlijke persoon (bijvoorbeeld de kwaliteitspersoon binnen jouw bedrijf) die in geval van nood kan worden benaderd
5. Wordt het product van buiten de EU geïmporteerd? Dan ook het land van herkomst
6. Het land binnen de EU waar het product (als eerste) op de markt komt
7. Bevat het product nanomaterialen en zo ja, zijn deze toegestaan in cosmetica?
8. Bevat het product ingrediënten die geclassificeerd zijn als kankerverwekkend, mutageen of giftig voor de voortplanting (CMR) van categorie 1A of 1B?
9. De product formule. Deze kan in exacte waarden worden gegeven, of als raamreceptuur
10. Afbeeldingen en foto’s van het product, zodat snel kan worden gecheckt door een gifcentrum om welk product het gaat

Stap 7 en 8 zijn de meest lastige vragen. De safety assessor die jouw producten beoordeelt kan deze vragen het beste beantwoorden. Wanneer het product een multi-componenten product is, dan moeten de meeste van deze stappen per component ingevuld worden. Dat is dus best wel een klus!

Nu ben je helemaal klaar voor het notificeren van jouw producten in het CPNP. Als dit allemaal teveel is en te lang duurt, schakel dan gerust de hulp in van een partij als SkinConsult.

Onze safety assessors hebben inmiddels al honderden notificaties gedaan, dus zij kunnen ook binnen no-time jouw producten notificeren. Kan jij lekker snel jouw producten gaan verkopen.