Veilig cosmetica verkopen op Bol: hier moet je op letten [update okt. 2023]

Update oktober 2023: Bol gaat nu echt van start met controles

Wij publiceerden dit artikel in eerste instantie op 25 mei 2023. Op 2 oktober 2023 publiceerde Bol echter het volgende artikel op hun website.

Hierin geven zij aan dat “alle artikelen voor 1 december [moeten] voldoen aan de wetswijziging van de Cosmetics Regulation…”

“…De wetswijziging zorgt ervoor dat een aantal ingrediënten verboden gaan worden in cosmetica.” 

Yikes! Verkoop jij op dit moment cosmetica via Bol? Neem contact op met SkinConsult om ervoor te zorgen dat jouw cosmetische producten niet offline worden gehaald.

Eigen cosmetica op de markt brengen

Een eigen cosmetica merk op de markt brengen, dat heeft een heel aantal stappen nodig.

Wanneer producten digitaal verkocht worden, dan kan de merkhouder kiezen voor het verkopen via een eigen webshop, of via een digitaal platform zoals Bol en Amazon.

Dit is makkelijk, omdat hierdoor al veel van het verkoopproces geregeld wordt. Maar wist je dat je niet zomaar cosmetica via deze platforms mag verkopen?

Cosmeticawetten in de Europese Unie

Cosmetica moet in de EU namelijk aan de cosmeticawet voldoen. Het belangrijkste punt van deze wet is dat jij als merkhouder verantwoordelijk bent voor de veiligheid van jouw cosmetica.

Of dit nu fysiek verkocht wordt, of digitaal. Sterker nog, ook als jij jouw merk verkoopt via een digitaal platform zoals Bol blijf jij er voor verantwoordelijk dat jouw producten aan de wet voldoen.

Deze digitale platforms zijn alleen een hulpje in het makkelijker verkopen van producten, maar zij zijn niet verantwoordelijk voor jouw producten.

Een Amazon of Bol checkt dus ook niet of jouw producten in orde zijn, dit moet jij zelf doen. Maar voor Bol lijkt hier verandering in te komen.

Bol gaat strenger controleren op cosmetische producten

Vanaf zomer 2023 gaat Bol strenger zijn op cosmetische producten die via dit platform verkocht worden. Voldoen producten niet, dan kan Bol per direct de verkoop staken.

Niet alleen zonde voor consumenten die graag deze producten kopen, maar ook voor het merk zelf, met verloren inkomsten en imagoverlies als gevolg.

Want consumenten gaan natuurlijk vragen stellen waarom zij deze producten niet meer kunnen kopen.

Zorg dat jouw cosmetica veilig is voor het te laat is

Dit is dus een heads-up naar alle ondernemers die cosmetica via Bol, Amazon en andere digitale platforms verkopen.

Mocht je twijfels hebben of jouw cosmetica aan de wet voldoet, of was het fixen van cosmetica wetgeving een eeuwige actie op jouw to-do lijst, dan is dit echt het moment.

Niet alleen omdat het moet, maar ook omdat het kan. En zeker als je al het gevoel hebt dat je ‘te laat bent met het regelen van cosmetica compliancy’, dan kan ik je zeggen: beter laat dan nooit.

Want het niet meer kúnnen verkopen doordat Bol de stekker uit jouw cosmetica droom trekt, dat is natuurlijk het allerergste wat kan gebeuren.

Als je dit nu vol shock zit te lezen, wees gerust. Er is nog genoeg tijd om ervoor te zorgen dat jij zorgeloos kan blijven verkopen.

Maar we willen je wel een realistisch beeld voorschotelen. Wanneer een product niet aan de wet voldoet, dan moet dat per direct gefixt worden.

Want uiteindelijk gaat het erom dat consumenten ervan uit moeten kunnen gaan dat producten veilig zijn. En een product dat niet aan de wet voldoet is niet veilig.

Zo voldoen cosmetische producten aan de wet

Alle cosmetische producten in de EU hebben een soort rijbewijs nodig om verkocht te worden. Dit rijbewijs bestaat uit 3 onderdelen:

1. Product Information File, waarin staat wat het product is, wie het heeft gemaakt en andere informatie
2. Cosmetic Product Safety Report, waarin de veiligheid van het product wordt aangetoond
3. Cosmetic Product Notification, een aanmelding van het product in het EU webportaal (CPNP)

Dit is wat er op het etiket van cosmetische producten moet staan

De volgende zaken moeten allemaal vermeld staan op het etiket van jouw cosmetische producten om aan de cosmeticawetgeving te voldoen:

• De naam en het adres van het bedrijf die verantwoordelijk is voor (de veiligheid van) het product. Dit is over het algemeen de merkhouder.
• De inhoud of het gewicht van het product. Tenzij het minder is dan 5 gram of 5 milliliter, dan hoeft het niet. En ook niet als het een single-use product is zoals een badbal.
• Het land van herkomst van het product, wanneer het product buiten de EU gemaakt is, zoals de Verenigde Saten of China. Wordt het product binnen de EU gemaakt, dan is dit niet verplicht (maar dit mag wel).
• De batchcode. Als er een klacht komt over dit product, dan kan de fabrikant met de batchcode achterhalen waardoor dit komt.
• Het producttype en hoe het product gebruikt moet worden. Een badbal is duidelijk genoeg, maar voor andere producten is dit vaak niet het geval. Denk aan een handcreme, die is natuurlijk niet bedoeld om op je gezicht te smeren. Daarom moet het etiket dit duidelijk aangeven, of dit nou in de productnaam zit, er een plaatje op het etiket staat, of zelfs een hele gebruiksaanwijzing. Ook waarschuwingen moet duidelijk vermeld worden.
• De ingrediëntenlijst. Alles wat in het product wordt gestopt, moet vermeld worden.

Wanneer een of meerdere onderdelen ontbreken, is dit meteen een rode vlag voor een digitaal platform. Wist je dat dit ook een van de manieren is waarop de autoriteiten steekproeven uitvoeren? Een etiket dat niet compleet is geeft namelijk een signaal naar de NVWA dat er misschien wel meer aan de hand is met het product.

Vervolgstappen van digitale platforms als Bol

Een vervolgstap die een digitaal platform kan nemen als controle, is door verder in te zoomen op de ingrediëntenlijst. De cosmetica wetgeving bevat namelijk ook een aantal lijsten, ook wel Annexen genoemd.

• Annex II → verboden stoffen zoals gif, medicijnen en kankerverwekkende stoffen
• Annex III → stoffen die alleen onder hele specifieke omstandigheden zijn toegestaan, zoals alleen in haarproducten, of alleen in afspoelbare producten
• Annex IV → toegestane kleurstoffen
• Annex V → toegestane conserveermiddelen
• Annex VI → toegestane UV filters

Bevat een product stoffen die op Annex II staan, dan is dit meteen foute boel. Of als het product kleurstoffen, conserveermiddelen of UV filters bevat die níet op Annex IV, V, of VI staan, dat is ook niet goed.

Zo fix je de veiligheid van jouw cosmetica wanneer je al aan het verkopen bent

Normaal gesproken is een cosmetica rijbewijs al klaar vóór het product op de markt op gaat. Maar wat als je al een heel portfolio of cosmetica lijn van 5, 10 of 100en producten al aan het verkopen bent?

Zodra Bol strenger gaat controleren, is er geen tijd om dit volgens de normale route te doen. Speciaal voor jullie hebben wij dit impactplan opgesteld.

Met dit plan ga je direct keuzes kunnen maken met welke producten je door wilt gaan. en belangrijker: welke producten geen kans van slagen hebben en dus meteen afvallen.

Ja, dit plan kan pijn gaan doen, maar beter dat je zelf de keuze maakt in plaats van dit af te laten hangen van een digitaal platform.

Het impactplan van SkinConsult in 6 stappen

Hierbij gaan wij van de worst case uit: een merk met een groot assortiment, waarbij nog geen enkel cosmetica rijbewijs gemaakt is.

De stappen zijn zo gekozen, dat direct de meeste impact gemaakt kan worden:

1. Een quick scan op de ingrediënten van het product, zodat je weet dat er geen verboden stoffen in zitten, én dat de ingrediënten een veilige concentratie hebben. Producten die niet door deze check komen, moeten geherformuleerd worden, een proces van meerdere maanden. Die gaan de zomer sowieso niet halen, dus deze vallen voorlopig af. Producten die wél door deze quick scan komen, gaan naar stap 2.
2. Check op de rest van de etikettering en foutjes hierop meteen fixen.
3. Het notificeren van de producten bij het EU webportaal CPNP. Hiervoor zijn namelijk de goede etiketten nodig.
4. Het doorlichten van de fabriek(en). Gebruiken ze gestandaardiseerde productie processen (GMP, good manufacturing practices)?
5. Het testen van producten, zijn alle testen gedaan? Denk niet alleen aan houdbaarheidstesten en microbiële testen, maar bijvoorbeeld ook aan zonnebrand (SPF) testen. Sommige testen zoals houdbaarheidstesten duren 3-6 maanden. Als deze testen nog niet gedaan zijn, dan is het te laat voor deze groep producten. Andere testen duren minder lang en kunnen vaak nog wel op tijd gedaan worden.
6. Het checken van alle grondstoffen en verpakkingsmaterialen. Zijn ze goed genoeg voor cosmetica, wat voor verontreinigingen zitten er in en zijn die veilig? Omdat een product vaak al gauw 10 tot 40 grondstoffen bevat, kan je je voorstellen dat hier veel werk in kan zitten. Met de eerdere stappen hoef je deze moeite dus alleen te doen voor producten die door de eerdere stappen gekomen zijn.

Door deze volgorde aan te houden ga je razendsnel naar 3 groepen:

• Producten die goed zijn en zorgeloos verkocht kunnen worden, mét compleet rijbewijs.
• Producten die duidelijk echt niet goed zijn, en waar meteen afscheid van genomen kan worden.
• Producten die op zich wel OK lijken, maar nog wel wat werk nodig hebben. Op deze groep kan je dan de resterende tijd vol focussen om zoveel mogelijk van deze producten nog over de eindstreep te trekken. Denk aan het doen van testen, of het checken van grondstoffen en verpakkingsmaterialen.

Dit impactplan is dus echt gericht op het zo snel mogelijk fixen van zoveel mogelijk producten. Na dit plan is het zaak om dit structureel goed aan te pakken.

Spoiler: dit is hetzelfde als het impactplan, maar dan een andere volgorde qua stappen! je hoeft dus hierna niet nóg een nieuw plan te implementeren, want de stappen heb je dan al doorlopen.

Dat een Bol strenger gaat controleren is aan de ene kant vervelend op korte termijn, maar op de lange termijn zorgt dit er voor dat je zorgeloos en supereasy 100% goeie producten gaat verkopen.

Zonder dit soort gedoe achteraf, maar juist lekker vooruit kijken. Goed ondernemerschap, oftewel altijd de (cosmetica) zaakjes op orde hebben.