PIF dossiers: zo maak je een productinformatiedossier voor cosmetica

PIF dossiers: een soort paspoort voor jouw cosmetica

Zomaar cosmetica op de markt brengen kan niet, elk product moet namelijk eerst aan de Europese wetgeving voldoen. Het belangrijkste van deze wet is dat een cosmetisch product veilig is. Klinkt logisch, maar hoe ziet dat er dan uit? 

Alle cosmetica die in de EU verkocht worden, hebben een rapport nodig waarin precies staat wat het product is, waar het vandaan komt, en of het inderdaad veilig is om verkocht te worden. Een soort cosmetica paspoort dus. 

Product Information File, PIF, of productinformatiedossier: wat is het precies?

Voor cosmetica wordt zo’n cosmetica paspoort ook wel het productinformatiedossier genoemd (EN: Product Information File, PIF). In dit productinformatiedossier staat allerlei informatie over het product, zodat autoriteiten zoals de NVWA (Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit) dit makkelijk kunnen lezen. 

Zo kunnen zij checken niet alleen aan alle regels voldoet, maar vooral of het product veilig is. Want consumenten moeten ervan uit kunnen gaan dat alle cosmetica in de EU veilig is.

Alex van der Burgh, SkinConsult CEO, over PIF dossiers

Wat moet er allemaal in een PIF dossier staan?

Een PIF bestaat kort gezegd uit 3 onderdelen: Een veiligheidsbeoordeling, een CPNP notificatie, en een administratief gedeelte. Maar er komt ook nog wat meer bij kijken.

Verantwoordelijke Persoon

Naast de veiligheid van het product, is de allerbelangrijkste informatie van het dossier wie de Verantwoordelijke Persoon (EN: Responsible Person) is. Dit is het bedrijf dat de eindverantwoordelijkheid draagt van het cosmetische product. Dit is vaak de merkhouder, maar het mag ook een andere partij zijn.

De Verantwoordelijke Persoon moet ook op het etiket genoemd staan, zodat voor iedereen duidelijk is dat dit bedrijf de veiligheid van het product garandeert. 

Het is belangrijk dat elk product een Verantwoordelijk Persoon heeft, omdat deze partij niet alleen de veiligheid moet (laten) checken van het product vóór het verkocht mag worden, maar ook ervoor moet zorgen dat eventuele klachten door consument goed worden opgepakt. 

Of in het ergste geval, als het product via een recall teruggeroepen moet worden, dan moet de Verantwoordelijk Persoon ook zorgen dat dit gefixt wordt.

Productbeschrijving

In de PIF staat natuurlijk ook de productbeschrijving zelf, dus hoe het product er uit ziet, hoe het gebruikt wordt, en door wie. Dit zorgt ervoor dat het duidelijk is dat dit dossier bij een bepaald product hoort. Dus eigenlijk net zoals een pasfoto in een paspoort.

Technische details

Ook staan er meer technische details in het productinformatiedossier vanuit de fabrikant. De productformule bijvoorbeeld, maar ook een beschrijving van het productie proces. 

Als er iets fout gaat tijdens het productie proces, dan geeft dit aan de autoriteiten en veiligheidsbeoordelaars meteen een duidelijk beeld hoe de productie van het cosmetische product eruit ziet. 

Een bewijs dat de fabrikant produceert volgens gestandaardiseerde processen en protocollen – ook wel Good Manufacturing Practices (GMP) genoemd – kan natuurlijk ook niet ontbreken in dit onderdeel van het dossier.

Onderbouwing van claims

Op veel cosmetica worden spannende marketing claims gemaakt, zodat consumenten ze sneller willen kopen. Maar je mag natuurlijk niet zomaar iets roepen, het moet echt kloppen wat op het etiket staat. 

Daarom is het ook nodig om voor goede claim onderbouwing te zorgen. Denk dan niet alleen aan claims als “anti-rimpel” crême, maar ook aan claims die gaan over een zonnebrand factor (SPF), of dat een product speciaal gemaakt is voor baby’s of voor een gevoelige huid.

Dierproeven

Verder wordt er ook aandacht besteed aan dat er geen dierproeven zijn gebruikt. Dierproeven, gebeurt dat dan nog voor cosmetica? 

Nou nee, dierproeven zijn voor cosmetica al jaren verboden. Maar je moet dit dan wel aan kunnen tonen dat dit klopt, vandaar dat dit alsnog een onderdeel van het productinformatiedossier is.

Waarom is een PIF dossier belangrijk voor cosmeticaveiligheid?

Een PIF is dus echt een EU-paspoort voor cosmetica met daarin alle belangrijke informatie over het product inclusief de veiligheid. De Verantwoordelijk Persoon is het bedrijf dat in de PIF vastgelegd is als de partij die ervoor zorgt dat het product veilig is én blijft, zodat hiermee de veiligheidscirkel rond is. 

Hoe kom je aan een PIF voor jouw cosmetica?

Het goede nieuws: iedereen kan een PIF maken! Je hoeft hier dus geen speciale opleiding voor te volgen, of certificaat voor te behalen. Het enige wat je nodig hebt is een heleboel informatie over het product. 

Deze informatie komt vaak van meerdere partijen, zoals de fabrikant, de grondstof- en verpakkingsleveranciers, en de merkhouder.

Veel informatie die in het administratieve deel staan, zijn ook onderdeel van de veiligheidsbeoordeling. Deze veiligheidsbeoordeling mag alleen door een safety assessor worden opgesteld. Bij het opstellen van de PIF is het daarom handig om veel samen te werken met zo’n safety assessor, omdat veel informatie overlapt. 

Wat ook vaak gebeurt, is dat de safety assessor tegelijkertijd zowel de veiligheidsbeoordeling als de PIF maakt, omdat dat veel tijd bespaart. En hoe sneller de PIF compleet is, des te sneller kan het product de markt op.  

Wat kost het opstellen van zo’n productinformatiedossier ongeveer?

Voor een productinformatiedossier is dus een hoop informatie nodig. Het meeste werk bij het opstellen van de PIF gaat dus zitten in het opvragen van de informatie bij de juiste partijen, en het verwerken van deze informatie. 

Zo is voor het aantonen dat jouw product dierproef-vrij is, niet alleen een verklaring nodig van de fabrikant, maar ook van alle grondstofleveranciers. Bij een complex product zoals een crême kunnen dit al gauw 20-30 verschillende leveranciers zijn die allemaal zo’n verklaring aan moeten leveren. 

Claimonderbouwing bij bijvoorbeeld dermatologische testen

Over complex gesproken, claimonderbouwing is een ander onderdeel waar extra kosten in kunnen zitten. Sommige claims zijn makkelijk te onderbouwen omdat het niet zulke ‘sterke’ claims zijn (zoals ‘verzorgend’, ‘verzachtend’). Maar andere claims hebben juist wél een hele uitgebreide onderbouwing nodig. 

De claim ‘dermatologisch getest’ moet bijvoorbeeld  echt gedaan zijn door een dermatoloog; dit soort studies kosten geld, wat ook logisch is omdat het een sterkere claim is dan ‘voelt lekker op de huid’. 

Andere claims zijn zelfs verplicht om te laten testen, zoals de SPF zonnebrand factor, maar ook bijvoorbeeld de houdbaarheidsdatum van het product (wat ook een soort van claim is, van het product wordt ‘geclaimd dat het een X periode houdbaar is’). Houd dus ook rekening met dit soort kosten bij het ontwikkelen van een nieuw product. 

De kosten van een PIF dossier: afhankelijk van meerdere factoren

Voor het opstellen van de PIF heb je dus allerlei onderdelen waar kosten aan verbonden kunnen zijn:

• De veiligheidsbeoordeling
• De CPNP notificatie
• Administratieve PIF
• Laboratorium testen (houdbaarheidstesten, indien relevant: claims)
• Consumenten testen, klinische testen (claims)

Voor het administratieve deel van de PIF vallen de kosten doorgaans best wel mee (een paar honderd euro), met name de klinische testen kunnen soms echt duizenden euro’s zijn. 

Logisch, omdat hier veel mensen aan mee moeten doen, maar wel goed om rekening mee te houden. Check dus vooral van tevoren welke testen er nodig zijn om bepaalde claims te kunnen maken.

Zijn PIF dossiers rechtsgeldig in de hele EU?

De wetgeving die over cosmetica en cosmetica veiligheid gaat is de Cosmetica Verordening EC 1223/2009. Een Verordening is een type wetgeving die direct toepasbaar is op alle lidstaten van de EU. 

Met andere woorden: deze wetgeving is in alle landen van de EU hetzelfde, er zijn dus geen wetgevingen die specifiek per land anders zijn. Een PIF uit Nederland is dus ook rechtsgeldig in bv. Frankrijk. 

Heb jij al jouw PIF dossiers op orde?

Een productinformatiedossier of PIF is het paspoort voor cosmetica. Het is verplicht in de EU om voor elk cosmetisch product dat wordt verkocht een PIF te hebben. Een Verantwoordelijk Persoon is het bedrijf dat de eindverantwoordelijkheid draagt van het product, en dus ook van de PIF. 

De PIF bestaat uit een veiligheidsbeoordeling, een CPNP notificatie en een administratief deel. Autoriteiten zoals de NVWA gebruiken de PIF om te controleren of het product aan de cosmetica wetgeving voldoet.